Private Unterlagen, die im Jahr 2010 vernichtet werden können
Für private Unterlagen, die den Überschusseinkunftsarten wie z.B. den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, den Einkünften aus Kapitalvermögen, oder die den Werbungskosten sowie Sonderausgaben zugeordnet werden können, besteht keine Aufbewahrungspflicht. Diese Unterlagen werden lediglich für die entsprechende Steuererklä-rung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt.
Nach Rückgabe der Unterlagen durch das Finanzamt müssen diese aufgrund der erfüllten Beweislast regelmäßig nicht mehr gesondert bereit gehalten werden. Dies gilt auch, wenn der entsprechende Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht nur; wenn der Steuerpflichtige ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass es im Hinblick auf eine auch zukünftig bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewah-ren. Dies gilt ebenso, wenn der Steuerpflichtige selbst plant, gegen den Steuerbescheid vorzugehen.
Bei der Abgabe der Steuererklärung auf dem elektronischen Weg mittels "ELSTER" sind allerdings Besonderheiten zu beachten. Übermittelt man auf diesem Weg die Steuererklärung an das Finanzamt, sind die Belege immer bis zum Eintritt der Bestandskraft des entsprechenden Steuerbescheids bzw.bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung in dem Bescheid aufzubewahren.
Daneben besteht für Privatpersonen immer dann eine Belegaufbewahrungspflicht von zwei Jahren, wenn eine steuerpflichtige, im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde.
Diese Auufbewahrungsfrist trifft vor allem Eigenheimbesitzer. Unter Werklieferungen oder sonstige Leistungen an einem Grundstück fallen Bauleistungen, planerische Leistungen, Instandhaltungs-, Reparatur-, Wartungs- und Reinigungsleistungen, Beurkundungsleistungen der Notare und VermittIungsleist.ungen durch Makler sowie Leistungen im gärtnerischen Bereich. In lesbarer Form aufzubewahren sind insbesondere die Rechnungsbelege, Zahlungsbelege (Kontoauszug, Quittung) oder andere beweiskräftige Unterlagen (Bauverträge, Abnahmeprotokolle).
Ausgenommen von der Aufbewahrungspflicht sind z.B. Belege über den Kauf im Baumarkt oder Belege über Rechts- und Steuerberatungsleistungen in Grundstückssachen.
Haftungsausschluss
Der Inhalt ist nach bestem Wissen und Kennt-nisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen. Diese information ersetzt nicht die individuelle persönliche Beratung durch Steuerberater oder Fachanwälte.
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Für Unternehmer
Betriebliche Unterlagen, die im Jahr 2010
vernichtet werden können.
Nach handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Regelungen müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren.
Die Aufbewahrungsvorschriften geIten für Kaufleute und für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Das betrifft z.B. auch Einnahmen-Überschuss-Rechner für umsatzsteuerliche Zwecke.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem letzte Eintragungen in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzel- oder der Konzernabschluss aufgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Dabei können die Unterlagen - mit Ausnahme von Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz- Konzernabschluss und Zollanmeldung - auch als Wiedergabe auf Datenträgem aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe jederzeit verfügbar und sichergestellt ist.
Nachstehend aufgeführte schriftlich und elektronisch erstellte Geschäftsunterlagen können im Jahr 2010 vernichtet werden:
- Aufzeichnungen aus 1999 oder früher wie Anlagevermögenskarteien, Bewertungs- und Bewirtungsunterlagen oder Kassenoerichte,
- Geschäftsbücher mit letzter Eintragung in 1999 oder früher,
- Jahres-, Konzern-, Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, die 1999 oder früher erstellt wurden. Hierzu zählen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
- Buchungsbelege, wie Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide, Lohn- und Gehaltslisten oder Kontoauszüge aus 1999 oder früher,
- Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung, die 1999 oder früher erstellt wurden.
- Für die Umsatzsteuer: Kopien jeder Ausgangsrechnung und die Originale jeder Eingangsrechnung bei Zugang bis Ende 1999. Rechnungen auf Thermopapier müssen dabei während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar sein. Bei mittels elektronischer Registrierkasse erstellten Rechnungen reicht die Aufbewahrung des Tagesendsummenbons aus.
- Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragungen aus 2003 und früher,
- Lohnunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres
- erhaltene (im Original) und versendete (in Kopie) Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2003 oder früher empfangen oder abgesandt wurden,
- sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge aus 2003 oder früher.
Besonderheiten
Kürzere Fristen aus nichtsteuerlichen Gesetzen sind unbeachtlich.
Betriebsinteme Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte slnd nicht aufbewahrungspflichtig. Der Zeitpunkt der Vernichtung dieser Unterlagen richtet sich daher nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit.
Generell sollte jedoch beachtet werden, dass Unterlagen, solange sie für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sein könnten, nicht vernichtet werden sollten. Das gilt z.B.
- bei schwebenden Außenprüfungen,
- bei bereits anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- zur Begründung von Anträgen ans Finanzamt und
- bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Haftungsausschluss
Der Inhalt ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen. Diese information ersetzt nicht die individuelle persönliche Beratung durch Steuerberater oder Fachanwälte.
Ein weitergehender Aufschub für die Abgabe der Steuererklärungen über die Angehörigen der steuerberatenden Berufe kommt grundsätzlich nur in ganz besonders gelagerten Ausnahmefällen in Betracht. Diese sind jedoch nicht anzunehmen bei einer hohen Arbeitsbelastung des Beraters durch ständige Gesetzes- und Rechtsprechungsänderungen, Personalausfällen oder eigener Erkrankung des Beraters.
Den Finanzämtern bleibt es zudem vorbehalten, Erklärungen mit angemessener Frist für einen Zeitpunkt vor Ablauf der allgemein verlängerten Frist anzufordern. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn hohe Abschlusszahlungen erwartet werden oder wenn für Beteiligte an Gesellschaften hohe Verluste festzustellen sind oder die Arbeitslage der Finanzämter es erfordert.
Das mögliche Hinausschieben der Abgabefrist der Steuererklärungen auf das Jahresende hat auch Auswirkungen auf die Festsetzungsfrist sowie die Verzinsung. Gehen die Unterlagen erst nach Silvester beim Finanzamt ein, läuft z.B. die Verjährungsfrist ein Jahr länger. Die späte Abgabe von Steuererklärungen birgt zudem eher das Risiko, dass es in Fällen von Steuernachzahlungen zu einer Vollverzinsung kommt.
Finanzbehörden der Länder, gleichlautende Erlasse vom 2.1.2008, Az. S 0320, unter www.iww.de. Abruf-Nr.080094
Haftungsausschluss
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